Grawe România Asigurare S.A. - societate administrată în sistem dualist, autorizată de Comisia de Supraveghere a Asigurărilor sub nr. 37/02.11.2001, identificată prin CUI: RO8398697, în calitate de operator de date cu caracter personal, respectând legislația în vigoare privitoare la prelucrarea datelor cu caracter personal, prelucrează datele personale ale persoanelor fizice prin echipamente de supraveghere video instalate în spațiile deținute de Grawe România.

Categorii de date cu caracter personal prelucrate: imagine (înregistrare video)

Operatorul are instalate sisteme de supraveghere video (CCTV) în două clădiri, și anume: sediul social (Str. Vulturilor 98A, sector 3, București) și proprietatea sa situată la adresa Str. Vulturilor 98, sector 3, București.

Sistemele CCTV sunt utilizate în mod legal, reprezentând măsurile de securitate implementate în baza Legii nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor (republicată) și a Hotărârii de Guvern nr. 301/2012 de aprobare a Normelor metodologice din 11 aprilie 2012 de aplicare a Legii nr. 333/2003, ambele cu modificările și completările în vigoare în prezent. Implementarea acestor măsuri s-a realizat în baza unui raport prealabil de evaluare și tratare a riscurilor la securitate fizică.

Sistemele CCTV instalate nu au ca scop colectarea unor categorii speciale de date cu caracter personal (ca de ex., origine rasială sau etnică etc.), acestea monitorizând doar ariile minime necesare pentru a asigura atingerea scopurilor de prelucrare menționate în prezenta notă de informare.

Scopurile prelucrării: de ce este utilizat un sistem de supraveghere video (CCTV)

Scopurile colectării și prelucrării imaginilor video sunt de a asigura pentru cele două clădiri: securitatea bunurilor și a valorilor Operatorului și ale personalului/clienților/vizitatorilor, precum și securitatea și protecția persoanelor fizice (angajați, clienți, vizitatori, alte persoane - denumite în continuare Persoane Vizate) prezente în spațiile aflate sub supraveghere video, împotriva oricăror acte ostile care le pot periclita viața, integritatea fizică sau sănătatea sau care pot aduce atingere persoanelor, dreptului de proprietate și/sau existenței materiale a bunurilor/valorilor.

Supravegherea video este, de asemenea, realizată cu scopul de a descuraja și a preveni acțiunile ilegale (de ex.: furt, vătămare de persoane, vandalism etc.), de a servi la identificarea acțiunilor ilegale și a autorilor acestora, precum și de a furniza proba acțiunilor ilegale identificate de autoritățile competente legal în domeniu.

Datele cu caracter personal (denumite în continuare Datele) ale Persoanelor Vizate vor fi colectate numai în scopurile menționate în prezenta notă de informare, iar prelucrarea ulterioară nu se va face în alte scopuri (incompatibile) decât dacă există:

• o obligație legală de a colecta, utiliza și/sau transmite Datele colectate în acest mod către terți (de ex., către organele competente legal pentru constatarea sau investigarea unor posibile infracțiuni)

și/sau

• un interes legitim al Operatorului de a utiliza Datele în alt scop decât cele declarate anterior, cu excepția cazului în care prevalează interesele sau drepturile și libertățile fundamentale ale Persoanelor Vizate care necesită protecția Datelor cu caracter personal.

În astfel de cazuri, prezenta notă informativă va fi modificată corespunzător în vederea asigurării respectării drepturilor Persoanelor Vizate.

Această notă de informare CCTV sprijină demersurile de prevenire, descurajare și, atunci când este cazul, de investigare, conform legii, a accesului fizic neautorizat: în spațiile Operatorului, la infrastructura și echipamentele IT, la bunurile și valorile Operatorului și cele ale personalului/clienților/vizitatorilor săi, la documentația/datele despre toate acestea, la activitățile și sistemele Operatorului, la locurile de realizare a operațiunilor specifice de dezvoltare și suport pentru derularea activităților din clădire, la informațiile operative și la secretele de afaceri ale Operatorului.

Ca regulă generală, Operatorul NU utilizează supravegherea video pentru a monitoriza îndeplinirea sarcinilor de serviciu de către angajații săi pe durata prezenței acestora în spațiile aflate sub supraveghere video sau pentru a monitoriza/determina/extrage date/informații din conversațiile Persoanelor Vizate. Dacă este cazul, în situațiile care constituie abateri disciplinare conform legii, când înregistrările video pot constitui proba abaterii disciplinare, Datele prelucrate pe această cale pot fi utilizate pentru realizarea procedurilor de cercetare disciplinară, putând constitui mijloace de probă a abaterii disciplinare a unui angajat al Operatorului.

Temeiurile legale ale acestui tip de prelucrare a Datelor

1. Art. 6 alin. (1) litera c) dinRegulamentul (UE) 2016/679 („Regulamentul general privind protecția datelor”) – „prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului” (respectiv obligațiile prevăzute în Legea nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor, Republicată și în Hotărârea nr. 301/2012 de aprobare a  Normelor metodologice din 11 aprilie 2012 de aplicare a Legii nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor, ambele cu modificările și completările în vigoare în prezent)

și

1. Art. 6 alin. (1) litera f) dinRegulamentul (UE) 2016/679 („Regulamentul general privind protecția datelor”) – „prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de operator (...)” – în cazurile în care supravegherea video este realizată pentru scopurile de a descuraja și preveni acțiunile ilegale (ex. furt, vătămarea persoanelor, de vandalism etc.) de a servi la identificarea acțiunilor ilegale și a autorilor lor, precum și de a furniza proba acțiunilor ilegale identificate către autoritățile competente legal în domeniu – după cum rezultă din secțiunile „Scopurile prelucrării: de ce utilizăm supravegherea video” de mai sus și “Amplasarea echipamentelor de supraveghere video” de mai jos.

Categorii de Persoane Vizate: cui aparțin Datele supuse prelucrării

• chiriași, angajați și colaboratori ai Operatorului
• clienți și vizitatori ai Operatorului
• alte persoane fizice

Amplasarea sistemelor de supraveghere video (CCTV)

Sistemul de supraveghere video CCTV este un sistem convențional, static, care înregistrează imagini digitale în zonele supravegheate de camerele instalate, împreună cu data, timpul și locul supravegherii. Pentru o mai mare siguranță a prelucrării Datelor cu ocazia supravegherii video, camerele sunt fixe, astfel încât utilizatorul acestora să nu poată modifica perimetrul/scopul supravegherii. Camerele sunt amplasate astfel încât să prevină și să identifice potențialele incidente, precum și pentru a garanta în același timp că drepturile, interesele fundamentale și demnitatea Persoanelor Vizate nu sunt afectate negativ. Echipamentele sunt direcționate către zonele cu potențial de risc.

Toate camerele de supraveghere video funcționează 24 ore/zi, 7 zile/săptămână.

Detalii despre sistemele CCTV:

- la adresa din Str. Vulturilor 98A, sector 3, București: 25 camere video, conectate la două dispozitive DVR

- la adresa din Str. Vulturilor 98, sector 3, București: 8 camere video, conectate la două dispozitive DVR

Scopurile și temeiurile legale pentru supravegherea video:

1. monitorizarea și controlul acceselor, securitatea bunurilor și a Persoanelor Vizate, descurajarea și prevenirea acțiunilor ilegale împotriva acestora (în temeiul obligațiilor legale ale Operatorului în materie deja menționate).

Destinatarii Datelor: cine are acces la înregistrările video (inclusiv cu cine partajează Operatorul Datele)

Dezvăluirea Datelor (înregistrări video) se realizează doar în cazuri justificate de obligațiile legale și de interesele legitime ale Operatorului, inclusiv la cererea autorităților competente (de ex., organe de poliție), conform prevederilor legale aplicabile, după cum urmează:

- în interiorul sediului Operatorului, înregistrările video pot fi accesate doar în caz de incidente care necesită revizuirea imaginilor înregistrate în vederea atingerii scopurilor de prelucrarea a Datelor menționate de către:  personalul departamentului IT al Operatorului, administratorul clădirii și personalul autorizat din recepția clădirii; aceste persoane și-au asumat pe proprie răspundere legalitatea prelucrării Datelor

- pentru respectarea principiului minimizării prelucrării Datelor prevăzut de Regulamentul UE nr. 679/2016, accesul la Date din înregistrări video se realizează doar de către persoanele abilitate menționate, iar Datele sunt prelucrate doar pentru scopurile declarate și nu mai mult decât este necesar.

- dezvăluirea Datelor (înregistrări video) către terți este realizată doar în temeiul intereselor legitime ale Operatorului și/sau în temeiul cererilor organelor competente legal (de ex., organe de poliție) și doar conform prevederilor legale aplicabile (inclusiv în materie de procedură)

- înregistrările video pot fi accesate și de terți parteneri de afaceri ai Operatorului care asigură mentenanța echipamentelor CCTV, accesul acestora fiind limitat strict la prestarea serviciilor de mentenanță; totodată, partenerii respectivi și-au asumat obligații de confidențialitate și de protecție a datelor cu caracter personal la care are acces în prestarea serviciilor lor.

Perioada de stocare a înregistrărilor: cât timp sunt păstrate Datele de către Operator

Imaginile înregistrate video (inclusiv cele care conțin Date) sunt păstrate/stocate pentru o perioadă de timp de maximum 30 de zile calendaristice de la data colectării lor, ulterior acestea fiind șterse prin suprascriere automată în ordinea cronologică a înregistrării lor.

Perioada de păstrare/stocare poate fi mai mare doar în cazul Datelor care:

a. fac obiectul solicitărilor de exercitare a dreptului de acces al Persoanelor Vizate

b. sunt necesare pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept sau interes legitim în justiție (inclusiv cele care fac obiectul unui conflict juridic între o Persoană Vizată și Operator)

c. fac obiectul unei investigații legale.

Astfel de situații vor fi consemnate în registrele interne ale Operatorului și în cazul lor ștergerea Datelor va interveni la data expirării termenului maxim de răspuns (pct. a.), data soluționării conflictului juridic (pct.b.), respectiv la data predării înregistrării către autoritatea relevantă (pct. c.).

Măsuri de siguranță și de securitate cu privire la Datele prelucrate

Operatorul asigură măsurile tehnice și organizatorice necesare pentru colectarea, prelucrarea și stocarea în siguranță a Datelor, inclusiv împotriva accesului neautorizat și a utilizării neautorizate a Datelor. Aceste măsuri constau în operațiuni/acțiuni de tipul:

• asigurarea securității spațiilor în care sunt păstrate serverele pe care sunt stocate imaginile înregistrate, prin măsuri fizice specifice de securitate
• datele sunt protejate împotriva: accesului neautorizat, prelucrării neautorizate sau nelegale sau împotriva pierderii, distrugerii ori deteriorării
• măsuri administrative și organizatorice adecvate pentru a asigura păstrarea confidențialității de către persoanele care au acces la Date (inclusiv de către persoanele care realizează activități de mentenanță și service a echipamentelor de înregistrare video), prin instruire și asumare individuală de răspundere și responsabilități și prin semnarea de contracte/clauze specifice de păstrare a confidențialității Datelor
• accesul la Date este limitat exclusiv la personalul Operatorului care are nevoie să aibă acces, potrivit competențelor/sarcinilor lor de serviciu, condiționat de evidența accesării Datelor și cu asumarea obligației de păstrare a confidențialității; de asemenea, tot personalul cu drepturi de acces beneficiază de instructaj periodic cu privire la protecția Datelor
• Operatorul se asigură că nimeni în afară de persoanele autorizate nu are acces la Datele prelucrate pe această cale
• este interzis angajaților și colaboratorilor Operatorului să transmită către terțe persoane Datele colectate pe echipamentele CCTV, să le distribuie în orice mod (de ex., în mediul online) sau să le utilizeze în alte scopuri decât cele avute în vedere inițial
• datele nu sunt divulgă în mod informal și neîntemeiat legal, atât intern în cadrul companiei, cât și către terțe părți din afara companiei
• datele sunt transmise prin mesaje (de ex., email) doar persoanelor autorizate și doar după criptarea comunicării.

Transferul în străinătate al Datelor

Datele prelucrate prin înregistrările video nu vor fi transferate în străinătate.

Drepturile Persoanelor Vizate: ce drepturi are Persoana Vizată cu privire la Datele personale prelucrate prin înregistrările video

Dreptul de acces: dreptul de a solicita o copie a imaginilor înregistrate care o privesc și de a viziona aceste imagini pentru a se informa cu privire la prelucrarea Datelor personale și pentru a verifica legalitatea acestei prelucrări. Imaginile furnizate vor prezenta cât mai multă acuratețe, în măsura posibilităților tehnice ale Operatorului și cu condiția de a nu prejudicia drepturile terților (de ex., imaginile altor persoane care apar în înregistrări vor fi editate astfel încât să nu fie posibilă identificarea acestora). Pentru a putea analiza o astfel de solicitare, Operatorul poate cere Persoanei Vizate să se identifice (inclusiv cu o fotografie cât mai recentă) și să ofere detalii privind datele la care dorește acces (de ex., să indice data, intervalul orar, locația probabilă). Operatorul nu va putea da curs solicitării în situația în care:

1. Persoana Vizată nu oferă informații/date suficiente pentru ca Operatorul să poată realiza verificările necesare

sau

1. Operatorul nu mai este în posesia Datelor respective.

Dreptul de a solicita restricționarea prelucrării: dreptul de a solicita restricționarea prelucrării Datelor care privesc Persoana Vizată în următoarele situații:

a. Persoana Vizată contestă exactitatea Datelor - restricționare pentru o perioadă care îi permite operatorului să verifice exactitatea Datelor

b. prelucrarea este ilegală, iar Persoana Vizată se opune ștergerii Datelor sale, solicitând în schimb restricționarea utilizării acestora

c. Operatorul nu mai are nevoie de Datele respective în scopul prelucrării, dar Persoana Vizată i le solicită pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță

d. Persoana Vizată s-a opus prelucrării în conformitate cu articolul 21 alineatul (1) – restricționare pentru intervalul de timp în care se verifică dacă drepturile legitime ale Operatorului prevalează asupra celor ale Persoanei Vizate.

În oricare caz în care o Persoană Vizată solicită restricționarea prelucrării, Operatorul va putea prelucra totuși Datele (cu excepția stocării), numai:

1. pe baza consimțământului acordat de Persoana Vizată

sau

1. pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță

sau

1. pentru protecția drepturilor unei alte persoane fizice sau juridice

sau

d. din motive importante de interes public ale Uniunii Europene sau ale unui stat membru al Uniunii Europene.

Operatorul va informa Persoana Vizată înainte de încetarea restricției de prelucrare, în oricare situație de restricționare a prelucrării Datelor, conform prezentei note de informare.

Indiferent de tipul solicitării privind exercitarea unui drept conform celor de mai sus, Operatorul va răspunde la solicitare în cel mult o lună de la data înregistrării acesteia, exceptând situația în care are nevoie de o durată mai extinsă pentru a răspunde (până la maximum trei luni de la data înregistrării solicitării), având în vedere complexitatea și numărul solicitărilor primite. Operatorul va informa Persoana Vizată cu privire la orice astfel de prelungire, în termen de o lună de la data primirii solicitării, prezentând și motivele întârzierii.

Exercitarea drepturilor de acces, rectificare, ștergere și/sau distrugere a Datelor nu poate viza Datele oricăror terți.

Persoanele Vizate pot transmite solicitări în legătură cu obiectul acestei note și/sau cu drepturile Persoanelor Vizate privind Datele, în atenția Ofițerului pentru Protecția Datelor (DPO) și/sau a reprezentanților legali ai Operatorului, prin email - la protectiadatelor@grawe.ro sau poștal - Str. Vulturilor 98A, sector 3, București.

Exercitarea drepturilor Persoanelor Vizate în legătura cu prelucrarea Datelor este gratuită. Însă, în cazul în care o Persoană Vizată solicită copii suplimentare ale Datelor înregistrate, Operatorul va putea percepe o taxă rezonabilă, care se bazează pe costurile sale administrative aferente furnizării răspunsurilor la solicitările adresate. Cuantumul taxei respective va fi comunicat Persoanei Vizate anterior furnizării răspunsurilor.

De asemenea, în cazul în care cererile Persoanei Vizate sunt în mod vădit nefondate sau excesive, în special din cauza caracterului lor repetitiv, Operatorul poate:

1. fie să perceapă o taxă rezonabilă ținând cont de costurile administrative pentru furnizarea informațiilor sau a comunicării sau pentru luarea măsurilor solicitate
2. fie să refuze să dea curs cererii Persoanei Vizate

Reclamații către Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)

Persoanele Vizate care se consideră lezate de prelucrarea Datelor care fac obiectul supravegherii video conform prezentei note de informare au dreptul să depună plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal din România, folosind datele de contact publicate pe www.dataprotection.ro.

Date de contact ale Ofițerului pentru Protecția Datelor

Informații referitoare la prelucrarea datelor pot fi adresate Ofițerului pentru Protecția Datelor (DPO):

• prin poștă: Str. Vulturilor 98A, sector 3, București (cu specificarea "în atenția Ofițerului pentru Protecția Datelor")

• prin e-mail: protectiadatelor@grawe.ro